Was ist & macht eine POP3 Mailbox?

Sowohl im privaten wie im offiziellen und im geschäftlichen Schriftverkehr ist die E-Mail mittlerweile das bevorzugte Mittel und hat den physischen Brief in seiner Bedeutung abgelöst. Während die Kommunikation zwischen den einzelnen Mailservern für den Nutzer unsichtbar auf der Basis des Simple Mail Transport Protokolls (SMTP) erfolgt, erfolgt der Abruf durch einen Client wahlweise durch das Post Office Protokoll Version 3 (POP3) durch das Internet Message Access Protokoll (IMAP). Beide unterscheiden sich technisch deutlich voneinander und besitzen eigene Vor- und Nachteile, die ein Nutzer für ein optimales Mailhosting berücksichtigen sollte. Bei POP3 handelt es sich dabei um ein klassisches Netzwerkprotokoll für die Übermittlung von Informationen, das allerdings in seiner Funktion eingeschränkt ist und nicht die zahllosen Möglichkeiten von Erweiterungen wie Microsoft Hosted Exchange aufweist.

POP3 ist speziell auf die Übertragung von E-Mails ausgelegt

Das Post Office Protokoll geht bereits auf eine Zeit vor der Existenz des heutigen Internets zurück und wurde 1984 in seiner ersten Version, vier Jahre später in seiner aktuellen Fassung POP3 in einem offiziellen Papier (Request for Comments, RFC 1081) standardisiert. Es beschreibt das Verfahren, durch das ein Empfänger (Client) seine E-Mails von dem Mailserver abrufen kann, um diese lokal zu speichern. Diese Aufgabe bewältigt es auch sehr gut und geht dabei folgendermaßen vor:

• POP3 Client verbindet sich mit dem Mailserver und authentifiziert sich durch ein Passwort
• Client ruft neue Nachrichten für die Mailadresse ab
• Server sendet E-Mails an den Client
• Nach der Übertragung löscht der Server die Nachrichten

In seinem Verfahren ist POP3 sehr effizient und benötigt nur eine minimale Bandbreite. Gleichzeitig besitzt es große Vorteile für den Anbieter - meist ein Internet Service Provider (ISP) - denn es geht von dem Konzept aus, dass die Nachrichten lokal auf einem einzigen Endgerät gespeichert und verfasst werden. Das bedingt aber auch einige Nachteile für den Nutzer, die dieser bei der Wahl zwischen POP3 und IMAP berücksichtigen sollte.

Protokoll POP3 ist auf lokale Speicherung von E-Mails ausgelegt

Bei POP3 handelt es sich um ein Verfahren, das als Standard das lokale Speichern und die Bearbeitung von Nachrichten ohne eine permanente Verbindung zum Mailserver vorsieht. Das bedeutet eine Nachricht nach seiner Ankunft an der Mailadresse temporär gespeichert und bei dem nächsten Zugriff dem Nutzer zugestellt wird. Das Prinzip entspricht dadurch in einigen Bereichen dem eines klassischen Briefkastens und wird häufig mit einem solchen verglichen - eingehende Nachrichten liegen in dem Postfach für den Abruf bereit, ausgehende schreibt der Nutzer auf einem entfernten Rechner und sendet diese nach Beendigung ab. Dieses Verfahren birgt einige Vorteile, verursacht aber in vielen Bereichen auch deutliche Nachteile für den Nutzer, so dass sich seine Verwendung nur unter bestimmten Voraussetzungen empfiehlt.

Einschränkungen bei der Funktionalität durch POP3

Von seinem Design her ist POP3 recht einfach konzipiert und einerseits zwar sehr effizient, andererseits aber eben auch auf eine begrenzte Basis an Funktionen ausgelegt. Das vereinfacht zwar sowohl die Verwendung wie auch den Syntax, schränkt dafür aber die Flexibilität in komplexeren Situationen ein. Grundsätzlich erlaubt POP3 lediglich folgende Aktionen und Funktionen:

• Authentifizierung des Nutzers durch Namen und Passwort
• Abfrage des Status einer Mailadresse
• Abruf aller Nachrichten oder einer speziellen E-Mail
• Markierung von Posteingängen für ein Löschen nach Ende der Verbindung
• Abmelden vom Mailserver und Ausführen der Löschvorgänge

Insgesamt ist POP3 durch diesen beschränkten Befehlssatz gut für eine schnelle, einfache und zuverlässige Verwaltung von Nachrichten geeignet - durch fehlende Optionen entstehen jedoch auch entscheidende Nachteile für den Nutzer, falls dieser von dem klassischen Modell abweicht oder neben den Nachrichten auch Metadaten verwalten möchte. Diese Aufgaben außerhalb dem üblichen Mail Hosting erfordert häufig Zusatzdienste wie das Microsoft Exchange Hosting.

Unterschiede zwischen POP3, IMAP und Hosted Exchange

Die entscheidenden Nachteile von POP3 bestehen zunächst in der fehlenden Synchronisierung zwischen unterschiedlichen Endgeräten. Eine abgerufene und von dem Server gelöschte E-Mail ist ausschließlich auf dem verwendeten Gerät verfügbar - das gilt ebenfalls für eine geschriebene, aber noch nicht versendete Nachricht. Dafür benötigt ein Client keine dauerhafte Verbindung zu dem Mailserver und kann Nachrichten auch ohne eine aktuelle Netzwerkanbindung bearbeiten. Im Unterschied dazu verwendet IMAP ein vollständiges anderes Konzept - es handelt sich hier nicht um ein klassisches Protokoll für das Mail Hosting, sondern um ein Verfahren, das ein für E-Mails entwickeltes Dateisystem auf einem entfernten Server lokal auf einem Computer einbindet. Microsoft Exchange Hosting bietet darüber hinaus weitere Optionen wie zum Beispiel das Einbinden von weiteren Produkten wie dem Kalender oder dem Adressbuch und die Synchronisierung über mehrere Endgeräte.

Foto: Bild von rawpixel auf Pixabay.com